16 what is ARES, Access Request System Workflow Options

 An Access Request System (ARES) is a critical component of Identity and Access Management (IAM). It serves as the "storefront" or self-service portal where employees can request access to applications, data, or system permissions that they do not have by default.

It replaces the old method of emailing IT support ("Hey, can you give me access to this folder?") with a structured, secure, and often automated workflow.

Here is a detailed breakdown of how it works and three concrete examples.

---

1. How ARES Works (The Workflow)

ARES is designed to balance security (ensuring only the right people get access) with speed (getting users working quickly).

A. The Catalog (The "Menu")

Just like an e-commerce site, ARES presents a catalog of available resources.

• Searchable: Users can search for "Adobe Creative Cloud," "Salesforce," or "Finance Shared Drive."

• Roles & Entitlements: Users can request coarse access (e.g., "Access to Salesforce") or fine-grained entitlements (e.g., "Administrator rights in Salesforce").

B. The Approval Chain (The "Gatekeepers")

Once a request is submitted, ARES determines who needs to say "yes" based on pre-set policies.

• Manager Approval: Usually the first step. The manager confirms, "Yes, my employee needs this for their job."

• Resource Owner: The person responsible for the tool (e.g., the Director of Sales for Salesforce access) approves to ensure data security.

• SoD (Segregation of Duties) Check: The system automatically checks for conflicts. (e.g., "If this user already has permission to create a vendor, they cannot request permission to pay a vendor.")

C. Provisioning (The "Delivery")

• Automated: If the system is integrated (e.g., with Active Directory or Okta), access is granted instantly after approval.

• Manual: If the target system is old (legacy), ARES creates a "ticket" for an IT administrator to manually add the user.

---

2. Three Real-World Examples

Here are three common scenarios illustrating how ARES handles different types of requests.

Example 1: The "Cost-Control" Request (Software Licenses)

• Scenario: John, a marketing intern, needs Microsoft Visio to create flowcharts. Visio licenses are expensive, so the company doesn't give them to everyone.

• The ARES Process:

  1. John searches ARES for "Visio" and submits a request.

  2. Approval 1: John's Manager approves (confirming John is working on a project that requires it).

  3. Approval 2: The IT Asset Manager approves (confirming they have a spare license available in the budget).

  4. Action: The system automatically assigns a license to John's Office 365 account.

• Benefit: Prevents the company from paying for expensive software that employees don't actually need.

Example 2: The "High-Security" Request (Privileged Access)

• Scenario: Sarah, a backend developer, needs access to the Production Database to fix a critical bug. This is highly sensitive data.

• The ARES Process:

  1. Sarah requests "Prod DB Read/Write Access" in ARES.

  2. Policy Check: ARES forces Sarah to input a valid "Incident Ticket Number" to prove there is a real bug.

  3. Approval: The Director of Engineering approves.

  4. Time-Bound Action: Access is granted only for 4 hours. After 4 hours, ARES automatically revokes the access.

• Benefit: Enforces "Least Privilege" and prevents permanent access to dangerous systems.

Example 3: The "Data Compliance" Request (GDPR/HIPAA)

• Scenario: Mike, a data scientist, requests access to a folder containing Customer Personal Data (PII) for analysis.

• The ARES Process:

  1. Mike requests access to the "Raw Customer Data" folder.

  2. Approval: The Data Privacy Officer (DPO) receives the request.

  3. Review: The DPO sees Mike's justification but realizes Mike only needs anonymized data, not raw names and addresses.

  4. Rejection/Adjustment: The DPO rejects the request and guides Mike to request the "Anonymized Data Set" instead.

• Benefit: Protects the company from lawsuits and fines by ensuring sensitive data is not exposed unnecessarily.

Summary

Component	Function
Request	User asks for access via a portal.
Justification	User explains why (Business Case).
Approval	Managers/Owners vet the request.
Provisioning	System grants access (Auto/Manual).
Audit	System records the entire chain for compliance.

IAMలో యాక్సెస్ రిక్వెస్ట్ సిస్టమ్ (ARES) అంటే ఏమిటి?

యాక్సెస్ రిక్వెస్ట్ సిస్టమ్ (ARES) అనేది ఐడెంటిటీ అండ్ యాక్సెస్ మేనేజ్‌మెంట్ (IAM)లో ఒక కీలకమైన భాగం. ఇది ఒక "స్టోర్ ఫ్రంట్" (దుకాణం) లేదా సెల్ఫ్-సర్వీస్ పోర్టల్ లాంటిది. ఉద్యోగులకు డిఫాల్ట్‌గా (సాధారణంగా) రాని అప్లికేషన్‌లు, డేటా లేదా సిస్టమ్ అనుమతులు కావాల్సి వచ్చినప్పుడు, వారు ఇక్కడ అభ్యర్థించవచ్చు.

ఇది ఐటీ సపోర్ట్‌కు మెయిల్స్ పంపే పాత పద్ధతిని ("హలో, నాకు ఈ ఫోల్డర్ యాక్సెస్ ఇవ్వగలరా?") తొలగించి, ఒక నిర్మాణాత్మకమైన, సురక్షితమైన మరియు ఆటోమేటిక్ పద్ధతిని అమలు చేస్తుంది.

ఇది ఎలా పనిచేస్తుందో మరియు మూడు ముఖ్యమైన ఉదాహరణలను కింద వివరంగా చూడండి.

---

1. ARES ఎలా పనిచేస్తుంది? (వర్క్‌ఫ్లో)

ARES ప్రధాన ఉద్దేశ్యం భద్రత (సరైన వ్యక్తులకు మాత్రమే యాక్సెస్ ఇవ్వడం) మరియు వేగం (ఉద్యోగులు త్వరగా పని మొదలుపెట్టేలా చూడటం) మధ్య సమతుల్యతను పాటించడం.

A. కేటలాగ్ ("మెనూ" లాంటిది)

ఒక ఈ-కామర్స్ సైట్ లాగానే, ARES అందుబాటులో ఉన్న వనరుల జాబితాను (Catalog) చూపిస్తుంది.

• వెతకవచ్చు (Searchable): వినియోగదారులు "Adobe Creative Cloud," "Salesforce," లేదా "Finance Shared Drive" అని సెర్చ్ చేయవచ్చు.

• పాత్రలు & అర్హతలు (Roles & Entitlements): వినియోగదారులు సాధారణ యాక్సెస్ (ఉదా: "Salesforce యాక్సెస్") లేదా లోతైన అధికారాలు (ఉదా: "Salesforceలో అడ్మినిస్ట్రేటర్ హక్కులు") అడగవచ్చు.

B. ఆమోదించే విధానం ("గేట్‌కీపర్లు")

ఒక అభ్యర్థన (request) వచ్చిన తర్వాత, ముందుగా నిర్ణయించిన పాలసీల ఆధారంగా ఎవరెవరు "సరే" (Yes) చెప్పాలో ARES నిర్ణయిస్తుంది.

• మేనేజర్ ఆమోదం: సాధారణంగా ఇది మొదటి దశ. "అవును, నా ఉద్యోగికి తన పని కోసం ఇది అవసరం," అని మేనేజర్ నిర్ధారిస్తారు.

• రిసోర్స్ ఓనర్ (వనరుల యజమాని): ఆ టూల్ లేదా సాఫ్ట్‌వేర్‌కు బాధ్యత వహించే వ్యక్తి (ఉదా: సేల్స్‌ఫోర్స్ కోసం సేల్స్ డైరెక్టర్) డేటా భద్రత కోసం ఆమోదం తెలుపుతారు.

• SoD (Segregation of Duties) చెక్: సిస్టమ్ ఆటోమేటిక్‌గా విధుల్లో వైరుధ్యం ఉందేమో తనిఖీ చేస్తుంది. (ఉదాహరణకు: "ఒక వినియోగదారుడికి వెండార్‌ను (vendor) సృష్టించే అనుమతి ఉంటే, అతనికి వెండార్‌కి డబ్బు చెల్లించే అనుమతి ఇవ్వకూడదు").

C. ప్రొవిజనింగ్ ("డెలివరీ" లేదా యాక్సెస్ ఇవ్వడం)

• ఆటోమేటెడ్: సిస్టమ్ గనక Active Directory లేదా Oktaతో అనుసంధానించబడి ఉంటే, ఆమోదం రాగానే తక్షణమే యాక్సెస్ లభిస్తుంది.

• మాన్యువల్: టార్గెట్ సిస్టమ్ పాతది (legacy) అయితే, ARES ఒక ఐటీ అడ్మినిస్ట్రేటర్‌కు "టికెట్" సృష్టిస్తుంది, వారు మనుషుల ద్వారా (manually) వినియోగదారుని యాడ్ చేస్తారు.

---

2. మూడు వాస్తవ ప్రపంచ ఉదాహరణలు

విభిన్న రకాల అభ్యర్థనలను ARES ఎలా నిర్వహిస్తుందో అర్థం చేసుకోవడానికి ఇక్కడ మూడు ఉదాహరణలు ఉన్నాయి.

ఉదాహరణ 1: "ఖర్చు-నియంత్రణ" అభ్యర్థన (సాఫ్ట్‌వేర్ లైసెన్స్‌లు)

• సందర్భం: జాన్ అనే మార్కెటింగ్ ఇంటర్న్‌కు ఫ్లోచార్ట్‌లు గీయడానికి Microsoft Visio అవసరమైంది. Visio లైసెన్స్‌లు ఖరీదైనవి, కాబట్టి కంపెనీ అందరికీ ఇవ్వదు.

• ARES ప్రక్రియ:

  1. జాన్ ARESలో "Visio" కోసం వెతికి, అభ్యర్థన పెడతాడు.

  2. ఆమోదం 1: జాన్ మేనేజర్ ఆమోదిస్తారు (జాన్ ప్రాజెక్ట్‌కు అది అవసరమని నిర్ధారిస్తూ).

  3. ఆమోదం 2: ఐటీ అసెట్ మేనేజర్ ఆమోదిస్తారు (బడ్జెట్‌లో స్పేర్ లైసెన్స్ ఉందని నిర్ధారిస్తూ).

  4. చర్య: సిస్టమ్ ఆటోమేటిక్‌గా జాన్ Office 365 ఖాతాకు లైసెన్స్‌ను కేటాయిస్తుంది.

• ప్రయోజనం: ఉద్యోగులకు నిజంగా అవసరం లేని ఖరీదైన సాఫ్ట్‌వేర్‌ల కోసం కంపెనీ డబ్బు ఖర్చు చేయకుండా ఆపుతుంది.

ఉదాహరణ 2: "అధిక-భద్రత" అభ్యర్థన (ప్రివిలేజ్డ్ యాక్సెస్)

• సందర్భం: సారా అనే బ్యాకెండ్ డెవలపర్‌కు ఒక క్లిష్టమైన బగ్‌ను (bug) సరిచేయడానికి ప్రొడక్షన్ డేటాబేస్ (Production Database) యాక్సెస్ అవసరమైంది. ఇది చాలా సున్నితమైన డేటా.

• ARES ప్రక్రియ:

  1. సారా ARESలో "Prod DB Read/Write Access" కోరుతుంది.

  2. పాలసీ చెక్: నిజంగా బగ్ ఉందని నిరూపించడానికి "ఇన్సిడెంట్ టికెట్ నంబర్" నమోదు చేయమని ARES సారాను అడుగుతుంది.

  3. ఆమోదం: డైరెక్టర్ ఆఫ్ ఇంజనీరింగ్ ఆమోదిస్తారు.

  4. సమయ పరిమితితో కూడిన చర్య: యాక్సెస్ కేవలం 4 గంటలు మాత్రమే ఇవ్వబడుతుంది. 4 గంటల తర్వాత, ARES ఆటోమేటిక్‌గా యాక్సెస్‌ను రద్దు చేస్తుంది.

• ప్రయోజనం: ఇది "లీస్ట్ ప్రివిలేజ్" (అత్యల్ప అధికార) సూత్రాన్ని అమలు చేస్తుంది మరియు ప్రమాదకరమైన సిస్టమ్‌లకు శాశ్వత యాక్సెస్‌ను నివారిస్తుంది.

ఉదాహరణ 3: "డేటా నిబంధనల" అభ్యర్థన (GDPR/HIPAA)

• సందర్భం: మైక్ అనే డేటా సైంటిస్ట్ విశ్లేషణ కోసం కస్టమర్ వ్యక్తిగత డేటా (PII) ఉన్న ఫోల్డర్‌కు యాక్సెస్ కోరతాడు.

• ARES ప్రక్రియ:

  1. మైక్ "Raw Customer Data" (ముడి డేటా) ఫోల్డర్ కోసం అభ్యర్థిస్తాడు.

  2. ఆమోదం: డేటా ప్రైవసీ ఆఫీసర్ (DPO)కి అభ్యర్థన వెళ్తుంది.

  3. సమీక్ష: DPO మైక్ వివరణ చూసి, మైక్‌కు కేవలం అనానిమైజ్డ్ (పేర్లు లేని) డేటా సరిపోతుందని, ముడి డేటా అవసరం లేదని గుర్తిస్తారు.

  4. తిరస్కరణ/సవరణ: DPO ఆ అభ్యర్థనను తిరస్కరించి, బదులుగా "Anonymized Data Set" కోసం అభ్యర్థించమని మైక్‌కు సూచిస్తారు.

• ప్రయోజనం: సున్నితమైన డేటా అనవసరంగా బహిర్గతం కాకుండా చూడటం ద్వారా కంపెనీని చట్టపరమైన చిక్కులు మరియు జరిమానాల నుండి కాపాడుతుంది.

సారాంశం

అంశం (Component)	పనితీరు (Function)
అభ్యర్థన (Request)	వినియోగదారు పోర్టల్ ద్వారా యాక్సెస్ అడుగుతారు.
జస్టిఫికేషన్ (Justification)	వినియోగదారు ఎందుకు కావాలో వివరిస్తారు (Business Case).
ఆమోదం (Approval)	మేనేజర్లు/ఓనర్లు అభ్యర్థనను పరిశీలిస్తారు.
ప్రొవిజనింగ్ (Provisioning)	సిస్టమ్ యాక్సెస్ ఇస్తుంది (ఆటోమేటిక్/మాన్యువల్).
ఆడిట్ (Audit)	నిబంధనల కోసం సిస్టమ్ ప్రతి దశను రికార్డ్ చేస్తుంది.