Comprehensive Guide to IAM Approval Workflow Types
In Identity and Access Management (IAM), an Approval Workflow is the logical set of rules that dictates how an access request is processed. It functions as a security gatekeeper, ensuring that users only receive access to systems or data after the correct authority figures have validated the request.
Below are the 7 core types of approval workflows used to balance security, compliance, and operational efficiency.
Part 1: The Core Approval Types
1. Manager Approval (Standard)
Definition: The request is automatically routed to the requester’s direct supervisor (as defined in the HR system).
Logic: The manager understands the employee's specific job function and can verify if the access is necessary for their daily tasks.
2. Resource / Data Owner Approval
Definition: The request is routed to the individual responsible for the specific application or data set, regardless of who the requester is.
Logic: Even if a manager approves, they may not understand the sensitivity of the specific data. The "Owner" (e.g., the CFO for financial data) has the final say on who enters their domain.
3. Serial Approval (Sequential)
Definition: A multi-step chain where Approver A must approve before the request moves to Approver B.
Logic: Used for high-security access. If anyone in the chain denies the request, the process stops immediately. It ensures a strict hierarchy of review.
4. Parallel Approval
Definition: The request is sent to multiple approvers simultaneously.
Logic: This is designed for speed. It can be configured as "Consensus" (everyone must approve) or "First Responder" (the first person to approve grants the access).
5. Self-Approval (Auto-Approval)
Definition: If the request meets specific low-risk criteria (e.g., "All Marketing employees get Slack"), the system approves it instantly without human intervention.
Logic: Reduces "approval fatigue" for managers by automating routine, low-risk requests.
Part 2: The Maintenance & Exception Types
These two workflows ensure business continuity when people are absent or unresponsive.
6. Delegated Approver (Proxy)
Definition: A mechanism where a primary approver temporarily assigns their decision-making authority to another user (a proxy) for a specific period (e.g., during a vacation).
Logic: This is proactive. It ensures requests do not pile up while a decision-maker is away. The audit logs record that the proxy approved "on behalf of" the primary user.
7. Escalation Approver (Time-out)
Definition: A safeguard mechanism that automatically re-routes a request to a different approver if the primary approver fails to respond within a set timeframe (e.g., 48 hours).
Logic: This is reactive. It prevents requests from getting stuck in "limbo" due to negligence or unresponsiveness, ensuring Service Level Agreements (SLAs) are met.
Part 3: Real-World Examples
Here are 5 scenarios illustrating how these workflows function in a real business environment.
Scenario 1: The New Hire (Manager Approval)
Context: Alice joins the Sales team and requests a license for Salesforce.
The Workflow:
The system identifies Bob as Alice's manager.
Bob receives an email: "Alice requested Salesforce. Approve/Deny?"
Bob clicks Approve, and Alice gets access.
Why: Low-risk, operational access verified by a supervisor.
Scenario 2: The Audit (Serial/Multi-Level Approval)
Context: John, a developer, needs access to the live Production Database to fix a bug.
The Workflow:
Step 1: John's Manager approves (confirming John is working on a valid ticket).
Step 2: The Database Owner approves (confirming the DB is not in maintenance).
Step 3: The CISO (Security Chief) approves (final security check).
Access is granted only after all three say yes.
Why: High-risk access requires multiple checks to satisfy compliance.
Scenario 3: The Emergency (Parallel Approval)
Context: It is Saturday night, and the website is down. Sarah needs Root Access immediately to fix it.
The Workflow:
The system sends an urgent notification to three IT Directors at the same time.
Director A is asleep. Director B is busy. Director C sees the alert and clicks Approve.
Access is granted immediately based on the first response.
Why: In an emergency, speed is more important than hierarchy.
Scenario 4: The Vacation (Delegated Approver)
Context: Mike, the Finance Director, is going on a two-week honeymoon with no internet. He is the only one who can approve Payroll access.
The Workflow:
Before leaving, Mike sets a rule: "Delegate my tasks to Susan (Sr. Manager) for 2 weeks."
While Mike is away, a new payroll specialist requests access.
The request routes to Susan. She approves it on Mike's behalf.
Why: Ensures business continuity during planned absences.
Scenario 5: The Bottleneck (Escalation Approver)
Context: An auditor needs SharePoint access within 3 days. The request sits in Dave's inbox, but Dave is ignoring his emails.
The Workflow:
Day 1 & 2: The system reminds Dave, but he doesn't act.
Day 3 (Time-out): The system triggers an Escalation.
The request is removed from Dave’s queue and auto-forwarded to Dave’s Manager.
The Manager sees the alert and approves it.
Why: Prevents work from stalling due to one unresponsive employee.
Summary Table
| Workflow Type | Primary Trigger/Goal | Best Used For... |
| Manager | Hierarchy | Standard daily tools (Email, Slack, Zoom). |
| Owner | Asset Sensitivity | Financial data, sensitive folders, cloud resources. |
| Serial | Step-by-Step Security | Privileged access (PAM), production environments. |
| Parallel | Speed / Consensus | Emergencies or committee decisions. |
| Self/Auto | Low Risk | Birthright access (access everyone gets). |
| Delegated | Planned Absence | Covering for vacations or medical leave. |
| Escalation | Unresponsiveness | Enforcing SLAs and unblocking stuck requests |
IAM ఆమోద వర్క్ఫ్లో (Approval Workflow) రకాలపై సమగ్ర గైడ్
ఐడెంటిటీ మరియు యాక్సెస్ మేనేజ్మెంట్ (IAM) లో, ఆమోద వర్క్ఫ్లో (Approval Workflow) అనేది ఒక యాక్సెస్ రిక్వెస్ట్ (Access Request) ఎలా ప్రాసెస్ చేయబడాలో నిర్ణయించే నియమావళి. ఇది ఒక "గేట్కీపర్" (కాపలాదారు) లాగా పనిచేస్తుంది. సరైన అధికారులు ధృవీకరించిన తర్వాతే వినియోగదారులకు సిస్టమ్స్ లేదా డేటాకు యాక్సెస్ లభించేలా ఇది చూస్తుంది.
భద్రత, నిబంధనల పాటించటం (Compliance) మరియు పని వేగాన్ని సమతుల్యం చేయడానికి ఉపయోగించే 7 ప్రధాన రకాల ఆమోద వర్క్ఫ్లోలు ఇక్కడ ఉన్నాయి.
భాగం 1: ప్రధాన ఆమోద రకాలు (The Core Approval Types)
1. మేనేజర్ ఆమోదం (Manager Approval - Standard)
నిర్వచనం: రిక్వెస్ట్ ఆటోమేటిక్గా ఉద్యోగి యొక్క డైరెక్ట్ మేనేజర్కు (HR సిస్టమ్లో ఉన్నట్లుగా) వెళ్తుంది.
లాజిక్ (తర్కం): ఉద్యోగి చేసే పని గురించి మేనేజర్కు బాగా తెలుసు కాబట్టి, ఆ యాక్సెస్ వారి రోజువారీ పనులకు అవసరమా కాదా అనేది వారే సరిగ్గా నిర్ధారించగలరు.
2. రిసోర్స్ / డేటా ఓనర్ ఆమోదం (Resource / Data Owner Approval)
నిర్వచనం: రిక్వెస్ట్ చేసిన వ్యక్తి ఎవరైనప్పటికీ, ఆ రిక్వెస్ట్ నిర్దిష్ట అప్లికేషన్ లేదా డేటాకు బాధ్యత వహించే వ్యక్తికి (ఓనర్కు) వెళ్తుంది.
లాజిక్: మేనేజర్ ఆమోదించినప్పటికీ, ఆ డేటా ఎంత సున్నితమైనదో వారికి తెలియకపోవచ్చు. ఉదాహరణకు, ఆర్థిక డేటాకు CFO బాధ్యత వహిస్తారు కాబట్టి, ఆ విభాగంలోకి ఎవరిని అనుమతించాలనేది వారే నిర్ణయించాలి.
3. సీరియల్ ఆమోదం (Serial Approval - వరుస క్రమం)
నిర్వచనం: ఇది ఒక బహుళ-దశల (Multi-step) గొలుసుకట్టు ప్రక్రియ. ఇందులో అప్రూవర్ A ఆమోదించిన తర్వాతే రిక్వెస్ట్ అప్రూవర్ B కి వెళ్తుంది.
లాజిక్: ఇది అధిక భద్రత అవసరమైనప్పుడు వాడతారు. ఈ గొలుసులో ఎవరైనా రిక్వెస్ట్ను తిరస్కరిస్తే, ప్రక్రియ అక్కడితో ఆగిపోతుంది. ఇది కచ్చితమైన సోపానక్రమాన్ని (Hierarchy) నిర్ధారిస్తుంది.
4. ప్యారలల్ ఆమోదం (Parallel Approval - సమాంతర)
నిర్వచనం: రిక్వెస్ట్ ఒకేసారి బహుళ అప్రూవర్లకు (Multiple Approvers) పంపబడుతుంది.
లాజిక్: ఇది వేగం కోసం రూపొందించబడింది. దీనిని "ఏకాభిప్రాయం" (Consensus) - అంటే అందరూ ఆమోదించాలి, లేదా "ఫస్ట్ రెస్పాండర్" (First Responder) - అంటే మొదట ఎవరు ఆమోదిస్తే వారి నిర్ణయం ఫైనల్, అనేలా సెట్ చేయవచ్చు.
5. సెల్ఫ్-అప్రూవల్ (Self/Auto-Approval - స్వయంచాలక)
నిర్వచనం: రిక్వెస్ట్ తక్కువ రిస్క్ ఉన్న ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ఉంటే (ఉదాహరణకు: "మార్కెటింగ్ ఉద్యోగులందరికీ Slack యాక్సెస్ ఇవ్వడం"), సిస్టమ్ ఎవరి ప్రమేయం లేకుండా తక్షణమే ఆమోదిస్తుంది.
లాజిక్: ఇది చిన్న చిన్న రిక్వెస్ట్ల కోసం మేనేజర్ల సమయాన్ని వృథా చేయకుండా, ఆటోమేషన్ ద్వారా పనిని సులభతరం చేస్తుంది.
భాగం 2: మెయింటెనెన్స్ & మినహాయింపు రకాలు (The Maintenance & Exception Types)
మనుషులు అందుబాటులో లేనప్పుడు లేదా స్పందించనప్పుడు బిజినెస్ ఆగకుండా ఈ రెండు వర్క్ఫ్లోలు చూస్తాయి.
6. డెలిగేటెడ్ అప్రూవర్ (Delegated Approver - ప్రతినిధి)
నిర్వచనం: ప్రధాన అప్రూవర్ ఒక నిర్ణీత కాలానికి (ఉదాహరణకు: సెలవులో ఉన్నప్పుడు) తన నిర్ణయాధికారాన్ని వేరొక వినియోగదారుకు (Proxy) తాత్కాలికంగా అప్పగించే విధానం.
లాజిక్: ఇది ముందుచూపుతో (Proactive) చేసే పని. నిర్ణయం తీసుకునే వ్యక్తి లేనప్పుడు రిక్వెస్ట్లు పెండింగ్లో పడిపోకుండా ఇది చూస్తుంది. ప్రధాన వ్యక్తి తరపున "ప్రతినిధి" ఆమోదించినట్లుగా ఆడిట్ లాగ్స్లో రికార్డ్ అవుతుంది.
7. ఎస్కలేషన్ అప్రూవర్ (Escalation Approver - టైమ్ లిమిట్ దాటినప్పుడు)
నిర్వచనం: ప్రధాన అప్రూవర్ నిర్ణీత సమయంలో (ఉదాహరణకు: 48 గంటలు) స్పందించకపోతే, రిక్వెస్ట్ను ఆటోమేటిక్గా వేరే అప్రూవర్కు మళ్లించే రక్షణ విధానం.
లాజిక్: ఇది రియాక్టివ్ (Reactive) విధానం. నిర్లక్ష్యం వల్ల లేదా స్పందించకపోవడం వల్ల రిక్వెస్ట్లు మధ్యలో ఆగిపోకుండా (Limbo), SLA (సర్వీస్ లెవెల్ అగ్రిమెంట్) ప్రకారం పని జరిగేలా ఇది చూస్తుంది.
భాగం 3: వాస్తవ ప్రపంచ ఉదాహరణలు (Real-World Examples)
వ్యాపార వాతావరణంలో ఈ వర్క్ఫ్లోలు ఎలా పనిచేస్తాయో చెప్పడానికి ఇక్కడ 5 ఉదాహరణలు ఉన్నాయి.
సందర్భం 1: కొత్త ఉద్యోగి (మేనేజర్ ఆమోదం)
కథ: ఆలిస్ (Alice) సేల్స్ టీమ్లో చేరింది. ఆమె Salesforce లైసెన్స్ కోసం రిక్వెస్ట్ చేసింది.
వర్క్ఫ్లో:
సిస్టమ్ బాబ్ (Bob)ను ఆలిస్ మేనేజర్గా గుర్తిస్తుంది.
బాబ్కు ఈమెయిల్ వెళ్తుంది: "ఆలిస్ Salesforce అడుగుతోంది. ఆమోదించాలా/తిరస్కరించాలా?"
బాబ్ Approve క్లిక్ చేస్తాడు, ఆలిస్కు యాక్సెస్ లభిస్తుంది.
ఎందుకు: ఇది తక్కువ రిస్క్ ఉన్న ఆపరేషనల్ యాక్సెస్, మేనేజర్ సరిచూస్తే సరిపోతుంది.
సందర్భం 2: ఆడిట్ (సీరియల్/మల్టీ-లెవల్ ఆమోదం)
కథ: జాన్ అనే డెవలపర్ ఒక బగ్ను సరిచేయడానికి లైవ్ ప్రొడక్షన్ డేటాబేస్ (Production Database) యాక్సెస్ కావాలి.
వర్క్ఫ్లో:
దశ 1: జాన్ యొక్క మేనేజర్ ఆమోదిస్తాడు (జాన్ నిజంగా పని మీదే ఉన్నాడని నిర్ధారిస్తాడు).
దశ 2: డేటాబేస్ ఓనర్ ఆమోదిస్తాడు (ప్రస్తుతం డేటాబేస్ మెయింటెనెన్స్లో లేదని నిర్ధారిస్తాడు).
దశ 3: CISO (సెక్యూరిటీ చీఫ్) ఆమోదిస్తారు (చివరి భద్రతా తనిఖీ).
ఈ ముగ్గురూ ఒప్పుకున్న తర్వాతే యాక్సెస్ లభిస్తుంది.
ఎందుకు: హై-రిస్క్ యాక్సెస్ కాబట్టి నిబంధనల ప్రకారం (Compliance) బహుళ తనిఖీలు అవసరం.
సందర్భం 3: అత్యవసర పరిస్థితి (ప్యారలల్ ఆమోదం)
కథ: శనివారం రాత్రి, వెబ్సైట్ డౌన్ అయ్యింది. దాన్ని సరిచేయడానికి సారా (Sarah)కు వెంటనే Root Access కావాలి.
వర్క్ఫ్లో:
సిస్టమ్ ఒకేసారి ముగ్గురు IT డైరెక్టర్లకు అత్యవసర నోటిఫికేషన్ పంపుతుంది.
డైరెక్టర్ A నిద్రపోతున్నారు. డైరెక్టర్ B బిజీగా ఉన్నారు. డైరెక్టర్ C అలర్ట్ చూసి వెంటనే Approve క్లిక్ చేశారు.
మొదటి స్పందన ఆధారంగా వెంటనే యాక్సెస్ ఇవ్వబడుతుంది.
ఎందుకు: ఎమర్జెన్సీలో సోపానక్రమం (Hierarchy) కంటే వేగం ముఖ్యం.
సందర్భం 4: సెలవు (డెలిగేటెడ్ అప్రూవర్)
కథ: ఫైనాన్స్ డైరెక్టర్ మైక్, ఇంటర్నెట్ లేని చోటికి రెండు వారాలు హనీమూన్కు వెళ్తున్నాడు. పేరోల్ (Payroll) యాక్సెస్ ఆమోదించేది అతను ఒక్కడే.
వర్క్ఫ్లో:
వెళ్ళే ముందు, మైక్ ఒక రూల్ సెట్ చేస్తాడు: "2 వారాల పాటు నా పనులను సూజన్ (సీనియర్ మేనేజర్)కు అప్పగిస్తున్నాను (Delegate)."
మైక్ లేనప్పుడు, ఒక కొత్త పేరోల్ స్పెషలిస్ట్ యాక్సెస్ కోసం రిక్వెస్ట్ చేస్తాడు.
ఆ రిక్వెస్ట్ సూజన్ దగ్గరకు వెళ్తుంది. ఆమె మైక్ తరపున ఆమోదిస్తుంది.
ఎందుకు: ముందుగా ప్లాన్ చేసుకున్న సెలవుల సమయంలో బిజినెస్ ఆగిపోకుండా ఉంటుంది.
సందర్భం 5: అడ్డంకులు (ఎస్కలేషన్ అప్రూవర్)
కథ: ఒక ఆడిటర్కు 3 రోజుల్లో SharePoint యాక్సెస్ కావాలి. రిక్వెస్ట్ డేవ్ (Dave) ఇన్బాక్స్లో ఉంది, కానీ డేవ్ తన ఈమెయిల్స్ చూడటం లేదు.
వర్క్ఫ్లో:
డే 1 & 2: సిస్టమ్ డేవ్ కు రిమైండర్ పంపుతుంది, కానీ అతను స్పందించడు.
డే 3 (టైమ్-అవుట్): సిస్టమ్ ఎస్కలేషన్ (Escalation) ను ట్రిగ్గర్ చేస్తుంది.
రిక్వెస్ట్ డేవ్ నుంచి తీసివేయబడి, ఆటోమేటిక్గా డేవ్ మేనేజర్కి ఫార్వార్డ్ చేయబడుతుంది.
మేనేజర్ అలర్ట్ చూసి ఆమోదిస్తారు.
ఎందుకు: ఒక ఉద్యోగి స్పందించనంత మాత్రాన పని నిలిచిపోకుండా ఇది చూస్తుంది.
సారాంశం (Summary Table)
| వర్క్ఫ్లో రకం | ప్రధాన ట్రిగ్గర్/లక్ష్యం | ఎప్పుడు ఉపయోగిస్తారు? |
| మేనేజర్ | సోపానక్రమం (Hierarchy) | సాధారణ రోజువారీ టూల్స్ (Email, Slack, Zoom). |
| ఓనర్ | ఆస్తి సున్నితత్వం | ఫైనాన్షియల్ డేటా, సున్నితమైన ఫోల్డర్లు, క్లౌడ్ రిసోర్సెస్. |
| సీరియల్ | దశలవారీ భద్రత | ప్రివిలేజ్డ్ యాక్సెస్ (PAM), ప్రొడక్షన్ ఎన్విరాన్మెంట్స్. |
| ప్యారలల్ | వేగం / ఏకాభిప్రాయం | ఎమర్జెన్సీలు లేదా కమిటీ నిర్ణయాలు. |
| సెల్ఫ్/ఆటో | తక్కువ రిస్క్ | బర్త్రైట్ యాక్సెస్ (అందరికీ వచ్చే సాధారణ యాక్సెస్). |
| డెలిగేటెడ్ | ముందుగా ప్లాన్ చేసిన గైర్హాజరు | సెలవులు లేదా మెడికల్ లీవ్ ఉన్నప్పుడు కవర్ చేయడానికి. |
| ఎస్కలేషన్ | స్పందించకపోవడం | SLAలను అమలు చేయడానికి మరియు ఆగిపోయిన రిక్వెస్ట్లను కదిలించడానికి. |
No comments:
Post a Comment
Note: only a member of this blog may post a comment.